| 
  • If you are citizen of an European Union member nation, you may not use this service unless you are at least 16 years old.

  • Stop wasting time looking for files and revisions. Connect your Gmail, DriveDropbox, and Slack accounts and in less than 2 minutes, Dokkio will automatically organize all your file attachments. Learn more and claim your free account.

View
 

Projektgruppen

Page history last edited by mindspot 11 years, 6 months ago

Struktur

Når en gruppe arbejder sammen om at stable et projekt på benene, er det en rigtig god idé at give gruppemedlemmerne forskellige »titler« og ansvarsområder. Så ved alle, hvem der har ansvaret for hvilke opgaver, hvem de kan spørge, og hvem der i sidste ende skal tage beslutningen. Samtidig virker det mere professionelt udadtil, at gruppen altid bruger de samme kontaktpersoner. F.eks. at det er den samme person, der ringer til pressen hver gang. De ansvarsområder, der skal fordeles i gruppen, afhænger selvfølgelig af projektets karakter. I mange tilfælde vil det være en god idé at fordele følgende poster:

 

Projektleder

Projektlederen er den, der har det store overblik over projektet og det overordnede ansvar. Det er projektlederens opgave at sørge for, at hele projektet bevæger sig i den rigtige retning og at hjælpe med at løse de problemer, der opstår undervejs. Det vil ofte være projektlederens navn, der skrives på diverse ansøgninger, og det er også i nogle tilfælde projektlederen, der skal interviewes i medierne.

 

Kasserer

I enhver projektgruppe bør der være en kasserer eller budgetansvarlig. Kassereren er den, som har styr på projektets økonomi. Kassereren skal holde øje med, at budgettet bliver overholdt og advare, hvis det tegner til budget -overskridelser – så må der handles. Det er også kassereren, som står for bogholderiet og som fører regnskab med indtægter og udgifter. Kassereren har kort sagt at gøre med alt vedrørende økonomien i projektet. Hvis projektgruppen beslutter at konstituere sig som en forening, er det en stor fordel, hvis kassereren er over 18 år, da mange banker

kræver, at kassereren er myndig (se desuden afsnittet Foreningsdannelse). Vær opmærksom på, at kassereren i en forening kan have langt flere opgaver, end der er beskrevet her.

 

Sekretær

Projektgruppen holder typisk en masse møder, og det er en rigtig god idé at tage referat til disse møder. Det er sekretærens opgave. Hvis der ikke bliver taget referat til møderne, kan der efterfølgende opstå tvivl om, hvad der blev aftalt, og hvem der var ansvarlig for hvilke punkter. Det behøver ikke nødvendigvis at være den samme person, som er referent til alle møder. Da mange ser det som en lidt kedelig opgave, kan det være nødvendigt at lade tjansen gå på

omgang. Sekretæren kan desuden have ekstern kommunikation, hjemmeside, breve, nyhedsbreve

og lignende som sit ansvarsområde. Hvis der er mange af den slags opgaver, kan det være en

god idé at overlade dem til en PR-ansvarlig. På: www.projektguidenaarhus.dk kan du downloade en skabelon til et referat.

 

Undergrupper

Når du arbejder med et meget stort projekt, vil det ofte være en fordel at dele projektgruppen op i mindre undergrupper. Det kan f.eks. være en PR-gruppe, en fundraising-gruppe og lignende. Over disse sidder projektlederen med det store

overblik.

 

Formålet med strukturering i projektgruppen

Fordelen ved at have nogle klart definerede roller i projektgruppen er, at gruppen undgår at bruge unødvendig tid på at diskutere. Hvis alle i gruppen skal vide noget om alle områder og have indflydelse på alle beslutninger, kan energien

hurtigt drukne i lange diskussioner frem og tilbage. Hvis ansvaret derimod er uddelegeret, kan projektgruppen arbejde mere effektivt. Ulempen ved at fordele ansvaret på forskellige grupper kan være, at projektgruppemedlemmerne

ikke længere føler »ejerskab« til hele projektet. Hvis en gruppe tager en beslutning, andre grupper er direkte imod, kan det skabe intern splid. Det gælder således om at finde en balance mellem disse to yderpunkter. Det er vigtigt at sørge

for, at alle medlemmer i projektgruppen er godt informeret om, hvordan det går i de forskellige undergrupper, og hvor projektet er på vej hen. Når der skal træffes store beslutninger, skal hele projektgruppen involveres.

 

Foreningsdannelse

I nogle tilfælde kan det være en fordel, hvis projektgruppen tilhører eller selv er en forening. Hvis foreningen er godkendt af kommunen, giver det adgang til lån af kommunale lokaler på skoler og andre offentlige ejendomme samt forskellige tilskudsordninger. Vi har i Danmark foreningsfrihed, og det betyder, at enhver har ret til at starte sin egen forening.

En forening er en sammenslutning af personer med fælles interesse og et ønske om at arbejde sammen omkring et fastsat formål i længere tid. For at blive godkendt som forening af Århus Kommune kræver det, at I har formuleret

foreningens vedtægter samt udfyldt en blanket med foreningsoplysninger. Der er en række krav, som foreningen skal overholde, og de skal fremgå af vedtægterne. Foreningen skal bl.a.:

 

– have formuleret et formål. Formålet skal være almennyttigt, og foreningen skal være åben for enhver, der tilslutter sig formålet

– tilbyde folkeoplysende virksomhed efter folkeoplysningsloven

– have en bestyrelse

– være demokratisk opbygget, dvs. at alle medlemmer har stemmeret samt at bestyrelsen vælges af medlemmerne

– bygge på et aktivt medlemskab og have mindst fem betalende medlemmer

– være hjemmehørende i Århus kommune

– ikke være oprettet eller drevet med et kommercielt formål

 

Der er ingen specielle krav til, hvordan en forening stiftes, men der indkaldes ofte til en stiftende generalforsamling. Før den stiftende generalforsamling finder sted, bør der være et udkast til foreningens vedtægter klar. På Århus Kommunes hjemmeside, under punktet »Kultur-Fritid«, kan du finde et forslag til, hvordan du kan formulere vedtægterne for din forening. I vedtægtsforslaget kan du desuden læse et udkast til en dagsorden for den ordinære generalforsamling (dvs. den årlige generalforsamling efter foreningen er stiftet). På samme hjemmeside finder du blanketten til udfyldelse med dine foreningsoplysninger. På blanketten skal bl.a. oplyses:

 

– foreningens navn

– foreningens formål

– foreningens aktiviteter

– foreningens lokaler

– foreningens medlemstal

– navn og adresse på bestyrelsesmedlemmerne

 

Det er et krav, at alle medlemmer i en forening betaler kontingent. Kontingentets størrelse fastsættes på generalforsamlingen. For at kunne stifte en forening skal du være over 18 år. Det skyldes, at der i bestyrelsen skal

være et flertal af myndige personer. Der kan dog sagtens være medlemmer af bestyrelsen, som er under 18 år. Yderligere information om umyndige og foreningsdannelse kan fås ved henvendelse til Århus Ungdommens Fællesråd.

 

Mere information:

Århus Ungdommens Fællesråd

Sankt Nicolaus Gade 2, 8000 Århus C

Telefon 8613 8911, aauf@aauf.dk

www.aauf.dk

Århus Kommune, Sport og Fritid

Vestergade 55, 2. sal, 8000 Århus C

Telefon: 8940 4857, sport-fritid@aarhus.dk

www.aarhuskommune.dk

 

Intern kommunikation

I en projektgruppe kan man hurtigt komme til at fokusere på kommunikationen udadtil – til samarbejdspartnere, sponsorer, medier osv. Men det er mindst ligeså vigtigt, at den interne kommunikation i projektgruppen fungerer. For at

alle involverede kan være glade og tilfredse med arbejdet i projektgruppen, skal alle føle sig godt informeret og de skal vide, hvor de kan finde den information, de mangler. Til at organisere den interne kommunikation i en projektgruppe, kan det ofte være en fordel at benytte sig af en såkaldt e-gruppe. En e-gruppe er en nem måde at organisere sin kommunikation i projektgruppen. Der findes et utal af forskellige e-grupper. I dette kapitel vil to af de mest kendte e-grupper og deres funktioner blive gennemgået.

 

GoogleGrupper

GoogleGrupper er et redskab til intern kommunikation i projektgruppen. En af de helt klare fordele ved Google-grupper er, at du med én Google-konto hurtigt kan navigere mellem din Gmail, Google-kalender, Picassa-fotoalbum og de mange andre værktøjer, som Google stiller til rådighed. Anvender du din Google-gruppe sammen med Google Docs, har du et godt og let anvendeligt værktøj til at håndtere mange forskellige dokumenter, som hele projektgruppen

skal have adgang til.

 

Diskussioner: Under menupunktet diskussioner kan du oprette tråde til diskussion af forskellige emner. Det er let at overskue, hvem der har skrevet hvad, og hvad der kommenteres på, og du kan nemt sende de enkelte indlæg

videre som mails.

Medlemmer: Her kan du finde kontaktoplysninger og se de enkelte medlemmers aktivitet i gruppen.

Gruppemails: Der kan let sendes mails til hele gruppen på én gang.

Sider: Der kan oprettes sider med faste informationer.

Filer: Under filer kan alle gængse filformater uploades, både billedfiler, tekstfiler, programfiler og mange andre.

 

Hvis du ønsker det, kan du få tilsendt en mail til din private mailboks, når der sker noget i gruppen.

Det kunne være, hvis der er en besked, eller der ligger et nyt dokument. Du kan selv vælge, hvilke aktiviteter du ønsker at få besked om, og om du ønsker at få en mail hver gang, der sker noget nyt, en daglig opdatering via mail, eller du blot vil logge ind på gruppen for at se, når dersker noget nyt.

www.groups.google.dk/

 

Facebook

Internet-netværket Facebook har rigtig mange brugere i Danmark, hvoraf en stor del er unge. Det kan derfor være en god kanal at bruge til at skabe opmærksomhed om sit projekt. Men Facebook kan også bruges som kommunikationsform internt i gruppen. For at have adgang til Facebook kræver det, at du opretter en profil. Det er gratis, men du skal være opmærksom på, at Facebook har rettighederne til alt, hvad du skriver og uploader,

f.eks. dine billeder. På Facebook kan der oprettes grupper, som enten er åbne (alle Facebook-brugere har adgang) eller lukkede (kun inviterede Facebook-brugere har adgang). Du kan bruge disse grupper til kommunikation internt i

projektgruppen, eller du kan bruge dem til at skabe opmærksomhed om dit projekt ved at invitere andre ind i gruppen.

Facebook kan også bruges til PR, hvilket berøres i kapitlet om PR.

www.facebook.com

 

Derudover kan nævnes følgende relativt kendte

e-grupper, som er simple at anvende:

iGroups: www.igroups.dk

Groupcare: www.groupcare.dk

Yahoo! Groups: www.groups.yahoo.com

multiply: www.multiply.com

 

Der findes mange flere e-grupper, og de har hver især deres fordele. Det kan være en god idé at sætte sig lidt ind i, hvilken e-gruppe der passer bedst til projektet. Det afhænger af, hvilken form for kommunikation du primært vil benytte dig af. Alle de nævnte e-grupper har dog de basale funktioner og minder om hinanden, hvorfor det er af mindre betydning, hvilken af de nævnte e-grupper du vælger.

 

Mailkultur

Hvis der i projektgruppen kommunikeres meget via mail, er det en god idé at gøre sig nogle overvejelser om god mailkultur. Da det kan være svært at udtrykke sig præcist i email, bør du overveje, om f.eks. en kritik hellere skal overleveres mundtligt. Læs altid de mails, du skriver, igennem, før du trykker »send«, så du er sikker på, at det, du har skrevet, er rigtigt, og at det ikke kan misforstås. Undgå at sende mails, hvis du er vred eller ophidset, men vent, til du er faldet lidt ned, så du ikke skriver noget, du vil fortryde bagefter.

Comments (0)

You don't have permission to comment on this page.