| 
  • If you are citizen of an European Union member nation, you may not use this service unless you are at least 16 years old.

  • Stop wasting time looking for files and revisions. Connect your Gmail, DriveDropbox, and Slack accounts and in less than 2 minutes, Dokkio will automatically organize all your file attachments. Learn more and claim your free account.

View
 

Projektbeskrivelse

Page history last edited by mindspot 11 years, 7 months ago

At beskrive sit projekt

Når du laver et projekt, er det en god idé at bruge noget tid på at lave en skriftlig beskrivelse af det. Ved at gøre det finder du nemlig ud af, om projektet hænger sammen, om der mangler noget, og du får overblik over, hvornår du skal gøre hvad for at få projektet afviklet på en god måde. Samtidig er det godt at have et skriftligt materiale, hvis du skal kontakte eksterne samarbejdspartnere og måske søge penge til projektet. Når du beskriver projektet, skal du sørge for at få alle idéer og tanker med. Det betyder, at projektbeskrivelsen både skal indeholde en forklaring på, hvorfor du overhovedet fik idéen, hvorfor det er en fed idé, og hvem projektet vil gavne. Så skal der være en forklaring på, hvad målet med projektet er, og hvad succeskriterierne er. Du skal også nævne alle de aktiviteter, som er planlagt, hvordan de vil blive gennemført, og hvad plan B er, hvis der er noget, der kikser undervejs. Samtidig er det en god idé at indtænke fra starten, hvordan du vil kommunikere projektet både i forhold til samarbejdspartnere, publikum, udførende kunstnere, pressen og andre som kunne have interesse i projektet (interessenter). Når du beskriver dit projekt, er det væsentligt, at du danner dig et overblik over, om det du vil, hænger sammen med den tid eller de penge og muligheder, du har. Hvis du har et harmonisk projekt, hænger det sammen som en ligebenet trekant (1). En ligebenet trekant betyder, at ndholdet af projektet hænger sammen med den økonomi og tid, du har, men hvis du f.eks. vil lave et projekt, hvor udgifterne er større end den pose penge, du har, så bliver trekanten skæv, og det bliver ikke muligt at gennemføre det oprindeligt tænkte projekt (2). Hvis du ikke har penge nok, må du altså enten justere projektet, så du får flere penge (husk, at det kan kræve tid til ansøgningsarbejde, en tid som så ikke kan bruges på andre ting), eller gøre indholdet af projektet mindre, så trekanten igen bliver ligebenet (3).

 

Denne trekantsøvelse er god at bruge løbende i projektet, og i forbindelse med projektbeskrivelsen er den rigtig god som en hjælp til vurdering af, om det beskrevne projekt er realistisk. Der er ikke noget facit for, hvad der skal med i en projektbeskrivelse, for det afhænger bl.a. af projektets størrelse, om der skal søges eksterne midler og af krav fra evt. eksterne samarbejdspartnere. Der er dog en lang række elementer, som du med fordel kan tage med i beskrivelsen:

 

Baggrund

Under baggrunden skal det beskrives, hvor idéen kom fra, og hvorfor det er en god idé. Dette kunne gøres ved at besvare spørgsmål som:

– Dækker mit projekt et behov i samfundet / lokalsamfundet / på uddannelsen / for målgruppen, som ikke allerede bliver imødekommet? Hvad er det for et behov, og hvordan bliver det dækket?

– Er der nogle, der kommer til orde, eller får nogle muligheder, som de ikke allerede får andre steder?

– Understøtter projektet en eller anden form for god udvikling og på hvilken måde, eller kan projektet være med til at sætte en positiv udviklingsproces i gang og på hvilken måde?

 

Formål, mål og succeskriterier

Det kan være rigtig svært at beskrive sit formål, målene og succeskriterierne, for det er hele essensen i projektet, der skal skrives ned i kort og overskuelig form.

Generelt kan siges, at formålet skal beskrive helt overordnet, hvad du vil med projektet. Målet skal beskrive, hvordan du når det, du vil. Succeskriterierne er de faktorer, der viser, at du har nået dit mål.

 

Eksempel:

En koncert for unge upcoming bands

Formålet er at skabe et forum, hvor unge upcoming bands får mulighed for at præsentere deres musik. Målet er at afholde en koncert. Succeskriterierne er, at fem upcoming bands skal spille, at der kommer 300 betalende gæster, og at koncerten bliver omtalt fem gange i de lokale medier.

 

Som du kan se af eksemplet, så er formålet så overordnet, at der godt kunne være andre løsninger – altså andre mål – det kunne f.eks. være, at målet var en festival, en hjemmeside for upcoming bands eller et nyt musikmagasin. Men succeskriterierne afhænger af det valgte mål, da ovennævnte succeskriterier f.eks. ikke ville give mening, hvis du lod målet om at lave en koncert udskifte med et mål om at lave en hjemmeside.

 

Risikovurdering

At lave en risikovurdering er en god metode til at sikre, at du har en plan B, hvis der opstår uforudsete problemer. Hvis du planlægger en koncert, kan en risikofaktor f.eks. være, at et band melder fra i sidste øjeblik. Hvis du har forudset, at der er den risiko, kan du f.eks. have aftalt med de andre bands, at de godt kan spille lidt længere, eller du kan have aftalt at have et ekstra band i kulissen. Det kan også være, at du skal overveje, hvad du gør, hvis strømmen pludselig går eller lignende.

 

Organisering

Hvis du skal søge penge eller skal i kontakt med eksterne partnere, kan det være hensigtsmæssigt at have en præsentation dels af de personer eller den forening, der står bag et projekt og dels en plan over, hvem der har hvilke ansvarsområder, og hvordan et samarbejde med f.eks. en anden forening er organiseret. Ved koncert-eksemplet kan det f.eks. være, at én er PR-ansvarlig og én er scene-ansvarlig, mens en samarbejdspartner er ansvarlig for baren.

 

Målgruppe, samarbejdspartnere og øvrige interessenter

Det kan være væsentligt, at du danner dig et overblik over, hvem din målgruppe og dine mulige samarbejdspartnere eller interessenter er. Du kan lave en analyse, hvor du får overblik over, hvem du kan få stor glæde af at samarbejde med, og hvem du har mindre ud af at samarbejde med. Ved at plotte sam- arbejdspartnere, kunstnere og andre interessenter ind i skemaet fremkommer en analyse, hvoraf det vil fremgå, hvor kræfterne med at skabe gode samarbejdsrelationer skal placeres. Rækkefølgen vil være, at du skal have størst fokus på parterne i øverste venstre firkant, lidt mindre fokus på øverste højre firkant, mindre på nederste venstre firkant og mindst på nederste højre firkant.

 

Eksempel:

En koncert for upcoming bands

Ved koncert-eksemplet kan en analyse af samarbejdsmuligheder f.eks. betyde, at arrangøren plotter musikere, musikblade, spillesteder, reklamebureauer,

ungdomsklubber eller lignende ind i skemaet med en vurdering af, om det vil have stor eller lille indflydelse at have den pågældende med, og om deres medvirken vil være nødvendig eller unødvendig. Arrangøren har fået lov til at afholde koncerten på Hovedbiblioteket, og derfor får Hovedbiblioteket

både stor indflydelse, og deres medvirken er nødvendig. Arrangøren har besluttet sig for at bruge mund-til-mund-metode og netværk som PR, og derfor er unge, som vil reklamere for koncerten, nødvendige for koncerten, men deres indflydelse på selve planlægningen er ikke så stor. Fordi arrangøren har valgt den

PR-metode, er det ikke så nødvendigt, at der kommer omtale i pressen, men deres indflydelse kan godt være stor, fordi det kan få konsekvenser for koncerten, hvis pressen giver det en dårlig omtale.

 

Tidsplan og aktiviteter

Ved at lave en tids- og aktivitetsplan får du overblik over, hvad du skal huske hvornår, men du kan også se, hvis der er perioder i planlægnings- eller gennemførelsesfasen, hvor der er ekstra travlt, så der enten skal bruges mere tid på projektet, bistås med hjælp fra andre eller om tidsplanen skal ændres, så spidsbelastningen f.eks. ikke placeres midt i eksamenstiden el. lign. Det kan også være en god idé at sætte milepæle i aktivitets- og tidsplanen. Det vil sige

tidspunkter eller begivenheder, hvor du kan stoppe op og konstatere, at nu er du så langt. Det kan f.eks. virke motiverende, at du ved, at når du har fået sat navn på de fem bands, der skal spille, så er du godt på vej, og at du kan sige »YES!«, når PR-materialet er trykt. På www.projektguidenaarhus.dk er der eksempler

på tidsplaner, som du kan downloade og bruge.

 

Kommunikation af projektet

Som en del af tids-og aktivitetsplanen kan der laves en plan for, hvornår du skal kommunikere hvad til hvem. For at få koncertgæster skal der laves PR, så

folk bliver opmærksomme på koncerten. I planen skal det fremgå, hvornår dette PR-materiale skal sendes ud, hvem det skal adressere, og hvor det skal sendes hen. For at få medierne til at bringe omtale af arrangementet, skal det planlægges, hvilke medier du vil forsøge at få i tale, hvornår og med hvilke virkemidler. De samme overvejelser skal gøres i forhold til eksterne samarbejdspartnere, de udøvende kunstnere, frivillige hjælpere osv. Se desuden kapitlet om PR.

 

Evaluering eller afrunding

Projektet at arrangere en koncert er ikke ovre, når koncerten er afholdt. Projektet er først afsluttet, når økonomien er udredt, alt er afleveret tilbage, der er sendt tak og evt. billeder til samarbejdspartnere og interessenter osv. Derudover skal der evalueres. Det kan føles som en sur »ekstraopgave «, når man lige har brændt alt sit krudt af på at lave projektet, men det er ikke desto mindre vigtigt for at sikre, at alle parter kommer godt ud af projektet. For at sikre at dette bliver

gjort tilfredsstillende, kan det være en god idé at have det med i projektbeskrivelsen, for så husker du det. Se desuden kapitlet om evaluering.

 

Budget

Budgettet er en væsentlig indikator for, hvilke muligheder, der er i projektet, og derfor skal det laves i starten af projektet. Budgettet skal udfærdiges, så der kommer overblik over alle udgifter og indtægter. Undervejs i projektet kan det vise sig, at indtægterne bliver mindre end det budgetterede, og så må du reducere de samlede udgifter. Det vil sige, at du løbende skal holde øje med budgettet og revidere det undervejs, hvis det er nødvendigt. Se i kapitlet Økonomi,

hvordan du lægger et budget.

 

Bilag

Hvis der skal søges penge til projektet, kan det f.eks. være en god idé, at ansøgeren sender sit CV med, og hvis der er lavet aftaler med samarbejdspartnere, kan der også medsendes samarbejdsaftaler eller anden dokumentation for samarbejdet.

Kilder:

Attractor A/S

KL - Økonomi og Ledelse

På www.projektguidenaarhus.dk kan du downloade skabeloner til projektbeskrivelser.

Comments (0)

You don't have permission to comment on this page.