Budget og ressourceplan
Næsten uanset hvilket projekt du planlægger, så skal der laves en oversigt over, hvilke ressourcer (penge og /eller materialer), du skal bruge. Nogle ting kan du få uden at skulle betale for det, men det er stadigvæk en nødvendig ressource. Hvis du både har ting, som du skal betale for og ting, som du kan få eller selv bidrage med, kan du få et overblik ved både at lave en ressourceplan og et budget. Hvis du kan lave et skøn over, hvad du skulle have givet for det, som du ikke umiddelbart skal betale for, kan det være en idé kun at lave et budget, hvor de »gratis« ting så bliver en budgetpost, som kan figurere som egenbetaling. Det er nemlig vigtigt at huske, at selvom du ikke skal give penge for en ting, så er det fortsat en nødvendig ressource for, at projektet kan realiseres.
Hvad er en ressourceplan?
En ressourceplan er en gennemgang af nødvendige ressourcer, som du selv kan bidrage med, eller som du har fået lovning på andre steder. Altså ressourcer, som du ikke skal ud at betale penge for. I mange projekter er arbejdskraften f.eks. frivillig, men fortsat nødvendig, og derfor skal der i ressourceplanen stå, hvor mange folk der skal bruges og hvor meget tid, der er nødvendig. Det kan også være, at du selv kan finde det lokale, hvor projektet skal gennemføres, og da et lokale er nødvendigt, skal det også fremgå. Hvis du har fået et sponsorat på trykning af plakater, men ikke ved, hvad udgiften til trykningen ellers ville have været, skal det også fremgå af ressourceplanen. I modsætning til budgettet behøver ressourceplanen ikke at være sat op i et skema, men kan godt være en prosatekst.
Eksempel på ressourceplan:
En koncert for upcoming bands
Her er lavet et eksempel på, hvordan man kunne opstille en ressourceplan for en koncert for upcoming bands. Der kunne være mange flere poster.
Forslag til ressourceplan:
– Fem bands, som optræder gratis, men får betalt transport og forplejning
– De fem bands tager selv guitarer, bas, keyboards m.m. med, men koncerten leverer baggear
– Hovedbiblioteket stiller lokaler, mikrofoner og elektrisk udstyr til rådighed
– 10 unge arbejder frivilligt for at planlægge og afvikle koncerten
– Et reklamebureau har sponsoreret udarbejdelsen af grafisk materiale, men udgifter til trykning skal arrangementet selv betale
– Der vil hovedsageligt blive arbejdet med gratisPR – brug af skoleintranet, Facebook, byens netbaserede eventkalendere, sms-kæder etc.
– En ungdomsklub har tilbudt at stå for barsalg mod, at de får et eventuelt overskud.
At lægge et budget er ikke så svært, men nødvendigt
Budgettet er den økonomiske side af projektet. Jo mere konkret du er i din planlægning, jo nemmere er det at lave budgettet. Af budgettet skal som minimum fremgå alt det, som du skal betale for i projektet. Det kan være alt muligt: leje af lokaler, strøm, trådløst internet, PR-materialer, servering, løn, forsikringer og lignende. Det er vigtigt at få alle udgiftsposter med i budgettet – både dem, som du kender det præcise beløb på og dem, hvor du bliver nødt til at lave et estimat (et kvalificeret gæt på, hvad udgiften bliver) – og hvis du ikke har mulighed for at gå helt i detaljen med udgiftsposterne, kan det være en idé at have
en post på budgettet, som kan fungere som »buffer«, hvis der nu kommer uforudsete udgifter. Når budgettet skal laves, skal du ikke tænke det mere vanskeligt, end det er. Ved mange projekter er det lige til og kræver sund fornuft, overblik over projektet og købmandsregnskab:
Stil en masse spørgsmål til projektet – det kunne f.eks. være:
– Skal der betales leje af lokalet? Hvad er udgiften til det?
– Skal der betales for strøm, varme, opstilling af scene, rengøring etc.? Hvad er udgiften til det?
– Hvordan vil jeg markedsføre projektet - hvilke udgifter er der til PR?
– Hvilke udgifter er der til kunstnere, musikere og lignende? Honorarer? Transport? Forplejning? Er der KODA-afgift?
Sørg for at komme hele projektet omkring med de spørgsmål, for så kommer der bedre overblik over projektet og dermed over budget og ressourceplan.
Sørg for at få så nøjagtige tal som muligt, og sørg for ikke at underbudgettere (hvis rengøringen koster 1000 kr., dur det ikke at skrive 500 kr. i budgettet). Hvis det nøjagtige beløb ikke kan findes, så tal med nogen om, hvad der vil være realistisk. Hvis du f.eks. skal leje et sted, men ikke ved, hvor meget udgiften til strøm vil være, så tal med udlejeren om, hvor stor udgiften plejer at være, og sæt så et estimat derudfra. Hvis du laver et budget længe inden, projektet skal løbe af stabelen, skal du huske at regne mulige prisstigninger med. I budgettet skal både fremgå indtægter og udgifter. Der kan være forskellige former for indtægter – der kan f.eks. både være sponsorater, fondsmidler og entré-indtægter. Det vil sige, at budgettet og dermed mulighederne for at udføre projektet er afhængigt af de indtægter, der kommer ind. Hvis du f.eks. har kalkuleret med 100 betalende tilskuere, og der kun kommer 50, får du et underskud, hvis du har sat budgettet til kun lige at kunne køre rundt med 100 betalende. Som udgangspunkt skal du altså sætte budgettet således, at du kan undgå underskud, selvom entréen ikke giver det planlagte; alternativt skal du prøve at søge en underskudsgaranti f.eks. ved kommunen. Det kan også blive nødvendigt at revidere budgettet og hele projektet løbende, for hvis der ikke indsamles tilstrækkelige fondsmidler, må nogle af udgifterne gøres mindre, og dermed kommer projektet nemt til at ændre sig.
Midler
Når du har et udkast til et budget og dermed har en idé om, hvor mange penge der skal bruges, kan du begynde at søge forskellige midler.
Fonde
Der findes rigtig mange forskellige fonde og legater med meget specifikke formål, som du kan søge, hvis du opfylder fondenes formål. Mange af disse fonde og legater findes i bogen Vejviser til legater og fonde, der kan lånes på biblioteket eller findes på hjemmesiden www.legatmidler.dk. Nedenfor ses en liste over nogle af de fonde og legater, der støtter kulturelle, sociale, samfundsnyttige eller almennyttige formål.
– BG Fonden. Fonden støtter almennyttige og velgørende formål
– Brødrene Hartmanns Fond. Fondens formål er at yde bistand til sociale, humanitære, kulturelle, uddannelsesmæssige eller videnskabelige formål
– Carlsbergs Idé Legat. Fonden støtter kreative talenter, der udøver, skaber eller igangsætter aktiviteter inden for kultur- og fritidslivet i hele landet. Legatet uddeles hvert andet år (i ulige årstal)
– JL Fondet. Fondet støtter formål af almen karakter inden for dansk kultur, nordisk og internationalt samarbejde, sociale og humanitære aktiviteter, hvor initiativtagerne udviser et stort personligt engagement
– Jyllands-Postens Fond. Fonden støtter løsning af sociale, kulturelle eller andre samfundsmæssige opgaver, der tjener til opretholdelse af en liberal-demokratisk samfundsorden i Danmark. Støtte fra fonden gives fortrinsvis på områder, hvor det offentlige ikke har mulighed for at yde støtte i tilstrækkeligt omfang
– Nordisk Kultur Fond. Fonden yder støtte til kultursamarbejde i vid forstand mellem de nordiske lande. De projekter, som får støtte afspejler hele kulturlivet og omfatter alt fra kunst, teater, musik og dans til litteratur, sang og nye medier. Projekter med tilknytning til kultur prioriteres
– Rockwool Fonden. Fondens formål er at støtte videnskabelige, humanitære, kunstneriske eller sociale formål samt at bidrage til forbedring af miljø og samfundsudvikling
– Tuborgfondet. Fondets formål er at virke for samfundsgavnlige formål, særlig til støtte for dansk erhvervsliv. Hvert andet år (i lige år) opretter Tuborgfondet underfondet »Tuborgs Grønne Fond«, der støtter aktiviteter, der i bredeste forstand gør Danmark lidt »grønnere«
– Veluxfonden. Fonden yder støtte til almennyttige og videnskabelige formål fortrinsvis i Danmark. Der doneres midler til kulturelle, kunstneriske og sociale projekter
– Vilhelm Kiers Fond. Fonden støtter almindelige velgørende, kulturelle og samfundsnyttige formål i Århus
Du søger en fond ved at sende en skriftlig ansøgning. Det er ofte et krav, at du vedlægger en projektbeskrivelse og et budget. Vær opmærksom på, at de forskellige fonde har forskellige ansøgningsfrister, at nogle fonde har ærlige ansøgningsskemaer, og at der kan være en behandlingstid på op til et år. Der findes andre støttemuligheder end fonde og legater f.eks. DUFs initiativstøtte:
DUFs initiativstøtte
InitiativStøtten uddeles af Dansk Ungdoms Fællesråd otte gange årligt. Den gives til nye projekter for og med børn og unge i og uden for foreningslivet. Unge, som har en god idé til et nyskabende initiativ, hvor børn og unge er målgruppen, kan søge støtte, og både enkeltpersoner, grupper og foreninger kan søge. For at få støtte til en idé skal den være ny i forhold til, hvad der tidligere er lavet, børn og unge skal være med til at udvikle, planlægge og gennemføre idéen,
og der skal være frivillige involveret i projektet. Yderligere information findes på Dansk Ungdoms Fællesråds hjemmeside: www.duf.dk
Der findes også forskellige kommunale tilskudsordninger, som du kan læse om i kapitlet Århus lokalt.
Sponsorering
Hvis du ikke har så mange penge til dit projekt, kan du med fordel forsøge at få sponsoreret noget af det, du skal bruge. Det vil sige, at du ansøger firmaer, butikker eller producenter om helt konkrete ting. Det kan eksempelvis være, at du skal bruge sodavand eller øl til en fest, præmier til en konkurrence, frugt til en event, blomster, rullegræs eller træ til udsmykning eller byggeri, spraycans til et graffitiprojekt, eller hvad det nu ellers kan være af småting. For et supermarked
eller en anden form for privat virksomhed kan det være en god og billig PR at støtte et godt projekt. Den mest professionelle måde at søge sponsorater på er at sende et sponsorbrev til virksomheden, hvori du fremlægger dit projekt og oplyser om, hvad du ønsker, og hvad virksomheden får ud af det PR-mæssigt. Til gengæld er det også den måde, der oftest giver negativt svar. For godt nok viser det overskud og professionalitet at sende et sponsorbrev, men det er nemt for
virksomheden at ignorere og ofte får du ikke svar, eller du skal rykke for det flere gange. Derfor kan det i nogle tilfælde godt betale sig simpelthen at troppe op personligt og henvende sig til chefen. Du skal huske at have et sponsorbrev, en projektbeskrivelse eller en eller anden form for PR for projektet med, da du godt kan forvente, at virksomheden vil se noget dokumentation. Hvis du ikke har et sponsorbrev, må du fortælle dem, hvad du ønsker, og hvad virksomheden får
ud af at hjælpe. Støtter projektet et godgørende formål, skal du endelig pointere det, da det gør det mere attraktivt at være sponsor. Hvis du møder op personligt, er det vigtigt, at du udtrykker dig kort og præcist, samtidig med at du er smilende og høflig. Benytter du dig af denne lidt mere direkte metode, får du hurtigere svar, og der er oftere gevinst at hente.
Skat
Et andet område, som det er vigtigt at være opmærksom på, er skatten. Som hovedregel skal de fleste projekter, der drives af frivillige, ikke betale skat, men får du på den ene eller anden måde indsamlet eller indtjent penge gennem projektet, bør du undersøge, hvilke regler der gælder for netop den slags projekt
og indtjening/indsamling, du arbejder med. Hvis du eksempelvis har samlet penge ind til et velgørende formål, er det ikke skattepligtigt, men har du derimod holdt eksempelvis en offentlig koncert med billetsalg, er overskuddet skattepligtigt. I sådan et tilfælde er det foreningen bag projektet, der skal betale skat
af overskuddet – også selvom overskuddet blot skal bruges til endnu en koncert og ikke går til private personer. Du skal desuden være opmærksom på, at hvis du i projektet har en indtægt, som overstiger 50.000 kr. om året, skal der betales moms. Da reglerne om skat og moms ofte kan være meget detaljerede, er det vigtigt at undersøge, hvilke regler der helt præcist gælder for dit projekt. Kontakt SKAT, der kan besvare alle de spørgsmål, du måtte have.