At afslutte et projekt

Når du afslutter et projekt, er det vigtigt at få afrundet på en god måde. Uanset om projektet har været en stor succes eller ikke blev så vellykket som forventet, er det nødvendigt at foretage en eller anden form for evaluering.

Hvorfor evaluerer man?

Et af formålene med at evaluere er at opsamle de erfaringer, du har gjort dig, så succeser kan gentages, og fejl kan undgås i fremtidige projekter. Selvom du ikke har planer om at gentage det afsluttede projekt, er det stadig vigtigt at evaluere. Måske vil andre føre projektet videre på et senere tidspunkt, eller måske vil du en anden gang lave et projekt, der minder om det afsluttede. De involverede i projektet kan også drage nytte af en evaluering, så de i fremtiden har en idé om, hvad der fungerer godt, og hvad der fungerer knap så godt. Eksterne partnere har også en interesse i, at projektet bliver evalueret. Har du for eksempel fået penge eller anden form for støtte til dit projekt, er det relevant for dem, der har ydet støtte, at vide, om deres penge og øvrige støtte er blevet brugt på en fornuftig måde eller ej. Nogle fonde kræver, at der skrives deciderede evalueringsrapporter, hvor projektets resultater præsenteres og sammenholdes med projektets mål og succeskriterier. Det er også i evalueringsprocessen, at de involverede kan komme af med eventuelle frustrationer over fejl i projektforløbet. I evalueringen kan disse frustrationer anvendes konstruktivt til, at du lærer af de erfaringer, du har gjort dig, så du i fremtiden kan undgå de samme problemstillinger. Hvis flere parter har samarbejdet om projektet, er et afrundingsmøde, hvor I taler om, hvordan det gik og siger »tak for kampen«, et godt punktum. Hvis du har lånt ting rundt omkring, er det vigtigt at aflevere dem tilbage hurtigt, i ordentlig stand og med tak for lån.

Hvad evaluerer man?

Det kan være en god idé at lægge vægt på både processen og resultaterne i evalueringen. Resultaterne skal evalueres for, at I kan se, om I har opnået det, I ville, og om projektet har været en succes eller fiasko. Processen, fra de allerførste idéer til projektets afslutning, skal evalueres for, at I kan få en forståelse for resultaterne og for, hvorfor de blev, som de gjorde. Denne del af evalueringen kan ofte også anvendes til en afrunding og afvikling af projektgruppen.

Hvordan evaluerer man?

I evalueringen vil det ofte være relevant at komme ind på emner som projektbeskrivelse, tidsplan, økonomi, kommunikation, projektgruppen og brugernes opfattelser. Der findes mange forskellige måder at evaluere på, og nogle kan være mere nyttige end andre afhængig af projektets karakter. Det er en god idé at tage udgangspunkt i de succeskriterier og mål, du formulerede for dit projekt i starten (se kapitel om projektbeskrivelsen). Ved koncert-eksemplet fra kapitlet om projektbeskrivelsen kunne en evaluering ud fra mål og succeskriterer f.eks. være, at fem bands spillede, at der kom 325 betalende gæster, men at arrangementet

kun blev omtalt to gange i medierne. I den situation må du så give en vurdering af, hvilken indflydelse det har haft på projektet, at det sidste succeskriterium ikke blev opfyldt, og hvad du kunne have gjort anderledes. I dette tilfælde ville det f.eks. kunne konstateres, at den manglende omtale ikke er gået ud over antallet af koncertgæster. Nedenstående liste kan fungere som inspiration til spørgsmål, der skal besvares gennem evalueringen:

– Hvad indeholdt projektplanen og var den fyldestgørende?

– Var der tilstrækkelig information om projektet?

– Hvordan passede tidsplanen til projektet?

– Hvordan passede den udpegede målgruppe til projektet?

– Hvem var de medvirkende i projektgruppen og var det de rette?

– Hvad fik man ud af de eksterne samarbejdspartnere?

– Nåede man de mål der var fastsat i projektplanen? Hvordan?

– Hvordan passede budgettet til projektet?

– Hvordan blev de økonomiske, materielle og personlige ressourcer, der var til rådighed, udnyttet?

– Blev alle aftaler med eksterne parter overholdt? Hvordan?

– Hvordan fungerede den interne kommunikation i projektgruppen?

– Hvordan levede projektlederen/-ledelsen op til det ansvar, de havde og stod de til rådighed for de andre i projektgruppen?

– Hvordan levede de andre medlemmer af projektgruppen op til deres respektive ansvar?

– Hvad fungerede i den eksterne kommunikation og hvad fungerede ikke?

– Nåede man ud til den målgruppe, man havde besluttet sig for?

– Hvordan var brugernes reaktioner og respons?

– Hvad synes projektgruppen om processen?

– Hvad har projektgruppen lært, og hvad kan føres videre?

Når evalueringen er færdig, kan det ofte være en fordel at lade de forskellige implicerede parter få indsigt i dens resultater i større eller mindre grad. Hvis der var problemer i forhold til enkeltpersoner i projektgruppen, holdes oplysninger om disse internt i gruppen. Yderligere evalueringsresultater kan med fordel deles med relevante personer, for at så mange som mulige kan drage nytte af de dannede erfaringer.